企业在日常经营过程中，其已入库的存货会不断地被领出销售或被耗用，这样已销售或已耗用存货的数量和期末存货数量的确定就显得十分重要，因为它将直接影响期末资产负债表中存货价值和收益表中销售成本的确定。在会计实务中，一般有两种确定存货实物数量和保持存货记录的存货会计制度，即定期盘存制和永续盘存制。
一、定期盘存制
（一）定期盘存制的特点
定期盘存制 （Periodic Inventory System）又称实物盘存制 （Physical Inventory System），指平时只记录购货数量和成本，不涉及每日存货和销售成本的记录，待期末通过对全部存货进行实地盘点后，再据以确定期末存货数量和成本以及销售成本的方法。
定期盘存制具有以下优点：（1）平时不必登记存货发出和结存的数量及金额，只在期末通过对库存存货进行盘点 （Physical Count）确定实存数量，再根据单位成本确定期末存货成本，并计算销售成本，因而简化了会计处理工作。（2）存货明细账可以不必按品种规格逐一设置，只需按大类设置即可。
定期盘存制也存在以下缺点：（1）凡未计入期末存货的货品，都视为已经售出，任何由于浪费、盗窃和自然损耗等原因所发生的损失，都隐匿在销售成本之中，因而不利于加强存货的管理。（2）由于缺乏对存货的连续记录，不能随时反映各项存货的发出和结存数，因而不利于存货的计划与控制。定期盘存制一般适用于存货品种多、数量大、价值低、收发频繁的小型商业企业。
采用定期盘存制，企业一般要设置 “购货”（Purchases）账户来记录每个会计期间所采购商品的购买价款，同时单独设置 “购货退回和折让”、“购货折扣”和 “购货运费”等账户分别记录相应内容，其中购货退回 （Purchase Returns）是指因某些方面不符合要求而退回给销货方的商品，应减少购货成本；购货折让 （Purchase Allowances）是指因某些方面不符合要求而从买价中减让的部分价款，应减少购货成本；购货折扣（Purchases Discount）是指因在折扣期内付款而取得的现金折扣，也应减少购货成本。此外，企业还应设置 “商品存货”账户，将期末按实物盘点所确定的各种存货数量乘以各该存货的单位成本所计算出的期末存货总成本转入 “商品存货”账户。
定期盘存制下存货会计处理的主要特点如下：
（1）购入商品时，按商品的购买价格借记 “购货”账户。
（2）将发生的购货退回或折让金额、取得的现金折扣金额记入 “购货退回和折让”、“购货折扣”账户的贷方；将买方承担的运费记入 “购货运费”账户的借方。根据以上账户发生额可计算商品购货成本如下：
购货净额 （Net Purchases）＝购货－ （购货退回和折让＋购货折扣）
购货成本＝购货净额＋购货运费
（3）销售商品时，对商品销售成本不作记录。
（4）平时，“商品存货”账户只反映期初余额，而在会计期末，以经实地盘点确定的期末存货金额对 “商品存货”账户进行账项调整，使期末 “商品存货”账户的余额反映实际的期末存货余额，同时确定本期销售成本。对于本期的销售成本，可根据下列存货模型公式来确定：
（二）定期盘存制下存货的会计处理
下面举例说明定期盘存制下存货的会计处理。
【例6－1】麦克公司2012年12月初A商品存货余额为$71 600，12月份发生商品购销业务如下：
（1）从沃伦公司赊购A商品200台，每台发票价格为$1 600；付款条件：2/10， n/30；交货条件：起运站交货，货到付运费。
（2）支付上项购货运费$2 400。
（3）A商品到货后经验收发现有40台不合规格要求，退回卖方，应扣除价款$64 000。其余160台质量较差，经与沃伦公司协商对方同意折让货款$26 000。
（4）在折扣期内向沃伦公司偿付上项购货款。
（5）出售A商品120台，每台售价$2 000。
（6）12月31日，经实地盘点确定的A商品期末实际成本为$126 200。
麦克公司对上述经济业务的会计处理如下：
1.购入商品的会计处理
（1）购入A商品时
借：购货 320 000
贷：应付账款——沃伦公司 320 000
（2）支付购货运费时
借：购货运费 2 400
贷：现金 2 400
（3）发生退货和购货折让时
借：应付账款——沃伦公司 90 000
贷：购货退回和折让 90 000
（4）在折扣期内支付货款时
借：应付账款——沃伦公司 230 000
贷：购货折扣 4 600
现金 225 400
2.销售商品的会计处理
（5）销售A商品时，只记录销售收入，不记录销售成本
借：应收账款 240 000
贷：销售收入 240 000
3.期末调整确定A商品销售成本的会计处理
（6）结转期初存货成本
借：销售成本 71 600
贷：商品存货 71 600
（7）结转本期购货成本
借：销售成本 227 800
购货退回和折让 90 000
购货折扣 4 600
贷：购货 320 000
购货运费 2 400
（8）根据盘点结果，结转期末存货成本
借：商品存货 126 200
贷：销售成本 126 200
可见，麦克公司本期销售成本＝$71 600＋$227 800－$126 200＝$173 200。
二、永续盘存制
（一）永续盘存制的特点
永续盘存制 （Perpetual Inventory System）又称账面盘存法，指用经常性的明细记录对每种货品的收发进行连续的登记，以随时反映库存货品的收发、结存数量及其成本的方法。采用永续盘存制时，应按商品或材料的品种分别设置存货明细分类账，及时登记库存货品的收发和结存数量及其金额。
永续盘存制具有以下优点：（1）对所有库存存货和销售保持连续记录，可以随时从账面上了解存货的收入、发出和结存数量及其成本，以便及时判断存货持有量是否适当，有利于存货的计划与控制。（2）通过账实核对可以发现存货盘盈或盘亏的原因，有利于存货的管理。永续盘存制的不足之处是，当企业存货的单位价值较低，领用和销售次数频繁，则会加大会计处理的工作量。然而，随着计算机和信息技术的发展，使数据处理成本大大降低，已导致永续盘存制的使用日益广泛，它加强了对存货的计划与控制。所以，实行成本会计制度的大中型制造企业和大中型的商业企业，一般均采用此法。
采用永续盘存制并不排除对存货的实物盘点。为了核对账面记录的正确性和确定存货损耗情况，企业至少在每个会计年度终了对存货进行一次全面的实物盘点。对于某些价值较高，或其记录发生错误可能性较大的货品，还可以经常进行实物盘点。如果期末盘点结果与账面余额不符，就要进行核实，查明原因，并把 “商品存货”账户的账面余额调整为实际余额，同时，把调整前账面余额与实际余额的差额作为存货盘盈溢余或存货盘亏损失处理。
永续盘存制下存货会计处理的主要特点如下：
（1）购入商品时一律借记 “商品存货”账户，而不再设置 “购货”账户。
（2）由购货方承担的运输及其他费用，直接借记 “商品存货”账户，不再设 “购货运费”账户。
（3）发生的购货退回、购货折让及取得的现金折扣直接贷记 “商品存货”账户，而不另设有关账户单独记录。
（4）每次销售商品时都需要确定销售成本，并编制会计分录予以反映。
（5）会计期末，本期的销售成本已累计在 “销售成本”账户中；“商品存货”账户的永续记录则反映出期末存货余额。就此而言，期末无需做任何账项调整分录。
（二）永续盘存制下存货的会计处理
【例6－2】仍以 【例6－1】的资料为例，编制麦克公司在永续盘存制下有关存货业务的会计处理如下：
1.购入商品的会计处理
（1）购入A商品时
借：商品存货 320 000
贷：应付账款——沃伦公司 320 000
（2）支付购货运费时
借：商品存货 2 400
贷：现金 2 400
（3）发生退货和购货折让时
借：应付账款——沃伦公司 90 000
贷：商品存货 90 000
（4）在折扣期内支付货款时
借：应付账款——沃伦公司 230 000
贷：商品存货 4 600
现金 225 400
可见，在永续盘存制下，“商品存货”账户反映的A商品的购货成本为$227 800 （发票金额$320 000＋运费$2 400－退回及折让$90 000－现金折扣$4 600），则可计算出验收入库的160台A商品的单位成本为$1 423.75（$227 800÷160）。
2.销售商品的会计处理
（5）记录A商品销售收入
借：应收账款 240 000
贷：销售收入 240 000
（6）同时，记录A商品销售成本
销售成本＝120×$1 423.75＝$170 850。
借：销售成本 170 850
贷：商品存货 170 850
3.期末调整的会计处理
期末，“商品存货”账户中的永续记录直接得出期末存货余额，本期销售成本也累计在 “销售成本”账户中。本例中，“商品存货”账户的期末余额为$128 550 （$71 600＋$227 800－$170 850），但年末经实地盘点确定的A商品期末实际成本为$126 200，两者的差额$2 350（$128 550－$126 200）即为存货盘亏损失。
（7）将期末商品存货账面余额调整为实际余额
借：存货盘亏损失 2 350
贷：商品存货 2 350
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