任务1 设计服务方案
会议服务方案一般是根据客户，即会议主办方提出的要求，经过精心设计得到的方案。
工作流程:
接受工作任务
任务:从会议主办方处获取会议服务需求后，根据要求进行服务方案设计。
工作过程一:获取会议服务需求
想一想:
1.如何获取主办方的会议服务需求?
2.什么是招标书?
看一看:
获取主办方会议服务需求的过程，是与客户沟通的过程。主办方将服务需求交付给本公司，说明初步的合作意向已经达成。
会议主办方寻找会议服务，可以采用指定会议服务商的方式，也可以采用招标的方式。一般情况下，只有对某一家公司的业务范围、业务能力、从业经验、信用状况、从业资质等非常熟悉的情况下，才会指定该公司为会议服务商;如果没有特定的服务商，会议主办方往往愿意采用招标的方式寻找会议服务商。
招标书是招标人利用投标者之间的竞争达到优选买主或承包方的目的，从而利用和吸收各地优势于一家的交易行为所形成的书面文件。
小案例:
以下是某会议公司的招标文件:
××公司
关于会场搭建布置招议标的通知
为了提高××顾问品牌形象，促进业务发展。××公司对会场搭建布置、公司形象广告设计、影像制作公司进行招议标。欢迎有意向的公司前来投标。
一、项目名称
××公司会议活动会场搭建布置项目。
二、议标说明
通过此次议标，××公司将选择1家公司，作为××公司1年期的会场搭建布置服务提供商。
三、标的
会议规模100～1000人不等。提供从创意、策划到实施的全方位、全过程服务。具备高性价比异地承办能力。细化方案可参见附件。
四、投标形式及内容
1.采用标书投标。
2.除必备标书外，各投标公司展示形式不限。如有特殊需要，应提前与招标方协调沟通。
3.标书附件:投标方须出示公司资质证明、与招标项目有关的相应文件。如:营业执照、获奖证明等。
五、议标与投标
1.招标通知发出时间:2009年5月25～30日上午10∶00—11∶30，下午13∶30—17∶00在××大厦1101室(或邮件发出)
2.投标截止日期:2009年6月11日下午5点。
3.讲标时间:2009年6月17～18日(各家公司讲标时间，另行通知) 4.议标地点:××大厦1001会议室。
5.联系人:××联系电话:84922641
六、其他信息
1.投标公司资质要求
注册资金50万元人民币及以上;
营业执照的经营范围:会议会展服务(包含但不限于);
公司注册时间必须在一年以上;
2.投标公司的能力要求
能为本司组建专业的服务团队
团队人员须具备两年以上的会议服务经验
投标公司必须有专职设计人员
附件:
会场搭建规格及要求
1.北京国际饭店
2.规模:300人规模
3.搭建内容及规格
A.主背板6M高，20M长，签到背板3.2M长，2.4M高(4个)，两个演讲台。
B.视频设备:中间大屏无缝3拼接，两边各一个200寸单屏，5台投影机(5500流明以上)，软切换，台上两台笔记本电脑，台下5台笔记本电脑，3个摄像机信号，一个DVD信号，一个网站直播信号(笔记本电脑)及相关辅助设备线缆。
C.灯光设备:6个电脑灯及相关灯光设备(含两组追光)及相关辅助设备线缆
D.音响设备:两个主音全频音箱，4个补音音箱，4个鹅颈麦，8个无线麦(或领夹麦)，调音台及相关辅助设备线缆。
工作过程二:进行服务方案设计
想一想:
1.什么是服务方案?如何设计服务方案?
2.如何书写投标书?
看一看:
服务方案，是在获取会议主办方服务需求后，进行的方案设计。服务方案的主要内容是对客户提出的要求给予回应。如果是主办方指定会议服务商，则需按照主办方的要求进行方案设计;如果以招投标的方式进行，则需要按照招标书的要求，制作投标书，将服务方案放入投标书中，根据规定的时间、地点进行投标。如客户已经明确具体需求，方案完备，服务方案应侧重于服务质量和价格;如客户方案不完备，则可以根据实际情况为客户设计完善服务方案。
服务方案的设计，除了依照客户的要求外，还必须考虑到自身的能力、资质;另外，进行会议服务所需的成本与所得的效益的核算也是必须要涉及的内容。
小案例:
投标文件:
A.投标函
××公司:
根据贵公司关于的××××××××的招标公告，我公司授权本公司代表人×××，参加贵方组织的招标活动，并对招标文件中的设备进行投标，为此:
1.提供投标须知规定的全部投标文件:投标文件正本壹份，副本叁份。包括:
(1)投标函
(2)报价表
(3)企业概况
(4)相关附件(企业营业执照副本)
2.投标设备的投标总价为:(大写)
3.保证遵守招标文件所述各项要求。
4.保证投标文件中所述本单位情况属实。
5.保证忠实的履行买卖双方所签的合同，并承担合同规定的责任和义务。
6.愿意向贵方提供与该项投标有关的数据、情况和技术资料。
7.与本投标有关的一切往来通讯请寄:
单位名称:
单位地址:
电话:
公司授权代表人签字:
公司法定代表人签字:
日期:
备注:
此方案的读者应仅限于甲方的大厦工程管理小组成员，请勿转借或出示给他人。
B. 报价表
投标人:
法定代表人或授权代表人签字:
C. 企业概况
(附营业执照副本)
看一看:
投标书是指投标单位按照招标书的条件和要求，向招标单位提交的报价并填具标单的文书。
一、投标书的写作格式
投标书格式有时会由招标单位规定，有时由投标单位自定，一般包括如下内容:
1.标题
标题一般由投标方的名称、投标项目和文种组成，如“××公司承包××学院新校区工程投标书”。也可以直接写“投标书”。
2.招标单位名称
招标单位名称，即投标书的主送机关。要顶格书写招标单位的全称，与书信的称谓和写法相同。
3.正文
投标书的正文有的只需用简洁的文字直接表明态度，写明保证事项即可。有的也可根据需要介绍一下本单位的情况，或者写明其他应标条件及要求招标单位提供的配合条件等。正文可分为前言、主体和结尾三部分。
(1)前言。又称引言。简明扼要地说明投标方的名称、投标的方针、目标以及中标后的承诺等内容，开宗明义，提纲挈领。
(2)主体。这是投标书的核心部分，要依照招标书的要求，认真细致地提出解决方案并报价。
(3)结尾。通常以提出建议结束，即对招标单位提出予以支持和配合的要求等，也可说明对招标单位不一定接受最低价和可能接受任何投标书表示理解。
4.落款/联系方式
投标书要写明投标单位的名称、地址、电话、电报挂号、传真、邮编等，以便招标单位进行联系。
5.附件
投标书的附件一般包括如企业资质证明文件，保证书等。
另外，许多投标书都有封面，在封面上要填写招标单位名称、招标项目名称、投标单位名称和负责人姓名或法人代表姓名，在封面的右下角写明标书的投送日期。
小案例:
二、投标书的写作要求
(一)制做前要认真研究和全面地掌握发标者的需求。
(二)自我介绍要实在。投标者对自身条件和能力的介绍要实事求是，不虚夸，不溢美。投标书中提出的措施、办法要切实可行。
(三)内容表述要规范。
(四)细仔审核。要防止细枝末节的错误，若不注意，就可能成为无效投标书。
(五)要遵守相关的法律法规和会议主办方的各项要求。
作业
根据会议招标书的撰写的格式和要求，自行设计一份服务方案。
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