一、使用公司标准的信笺
备忘录流通于组织内部，一般要使用公司标准的信笺。此类信笺一般顶部有公司名称、公司的logo，底部印有公司的地址和联系方式。
二、标准的备忘录格式
（1）四要素：收件人、发件人、日期和主题。例如：
收件人：理查德院长
发件人：爱丽丝，贝克学院创业协会主席（发件人后用逗号并紧跟职位）
日 期：2016年4月5日
主 题：设立贝克学院创业协会奖学金（采用描述性的主题）
（2）主体部分，不需要再有特别的问候语，直接写主要内容。中文备忘录每段首行缩进2字符，段间不用空行。例如：
贝克大学创业协会与您一样，对增加管理系现有奖学金种类怀有兴趣。
为了实现目的，我们最近投票决定为企业管理专业大三和大四学生设立奖学金。
英文备忘录顶格书写，段间需空行。
三、采用正面的结束语
采用具有独创性、积极正面的结束语来结束备忘录，无需添加签名行。例如：
期待明天你们的精彩亮相。
期待下周与你们会晤。
案 例
创业协会奖学金
你是管理学院创业协会的主席沈飞扬。管理学院创业协会是十个学生组织中最新创立的，成员有18人。它是两年前学院开设企业管理专业时设立的。
该协会最近投票设立了一项8000元的创业协会奖学金。该奖学金根据学习成绩颁给管理学院企业管理专业大三或大四学生。奖学金的基金来源是上午7：30—10：30之间在教学楼大厅出售咖啡和甜甜圈的收入。给院长顾康明教授写份备忘录，请求他同意近期开展这项募集资金的项目。
收件人：顾康明院长
发件人：沈飞扬，管理学院创业协会主席
日 期：2017年4月3日
主 题：设立管理学院创业协会奖学金
上海杉达学院管理学院创业协会与您一样，对增加管理系现有奖学金种类怀有兴趣。为了实现这个目的，我们最近投票决定为企业管理专业大三和大四学生设立金额为8000元的年度奖学金。为了设立此项奖学金，我们建议每天上午7：30至10：30之间在教学楼大厅出售咖啡和甜甜圈，所有收益将专门用作奖学金基金。
这项计划的第二个好处是能够给我们协会的会员提供获得实际工作经验的机会。我们会自己采购货品和设备并保证账目清楚。当货品和设备不用的时候，我们会将其存放在赞助人的办公室里。数据处理管理协会在教学楼大厅出售二手电脑的过程和我们的类似。
除了筹募奖学金基金和提供会员实践机会之外，我们提供的服务还将方便广大教员、职工和学生。
我们期待您同意我们一月份开展的这项基金筹募活动。
练一练
你是学校的学生会主席。学院教学大楼前的空地经常被教职员工、学生当作临时停车场，上下课高峰期，行人、机动车和非机动车混杂在一起，有严重的安全隐患。
你需要撰写一篇备忘录给学校的校长，请他批准将教学大楼前的空地专门用作学生会及各种学生社团开展活动的室外场所，禁止一切机动车和非机动车停放。
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