电子档案管理制度

    

    一、总则

    （一）本学校对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由办公室负责。

    （二）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

    （三）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

    二、电子文件的收集与积累

    （一）收集范围

    电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

    （二）收集积累要求

    1.保存与纸质文件内容相同的电子文件时，要与纸质文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

    2.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

    3.通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数；专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

    4.计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

    （三）收集、积累方法

    1.及时按照要求制作电子文件备份。

    2.每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

    3.电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

    4.电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

    5.归档电子文件应填写登记表。

    三、电子文件的归档

    应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

    四、归档要求

    （一）归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

    （二）环境温度选定范围：14℃—24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。

    （三）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

    （四）具有永久保存价值的电子文件，应归档3套，一套封存，一套异地保存，一套提供利用。

    五、存效性保证

    1.每满1年，对电子档案涉及的形成处（室）和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

    2.每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

    3.设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

    六、电子文件的利用

    1.电子档案的封存载体不得外借。

    2.利用时使用拷贝件。

    3.利用时要遵守保密规定。

    4.利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

    七、电子档案的销毁鉴定

    1.电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

    2.电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

    3.非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。